기업 계약서 작성 방법 완벽 가이드: 필수 체크리스트와 주의사항

1. 기업 계약서 작성의 중요성 이해

2. 계약서 필수 항목과 체크리스트

3. 계약서 작성 시 주요 주의사항

4. 계약 유형별 작성 방법과 사례

5. 법률 조력과 실무 팁

안녕하세요, 법무법인 태하 박정호 변호사입니다.

기업 경영에서는 다양한 계약이 필요합니다. 외주 업체와의 협력, 서비스 제공 계약, 직원 채용 계약 등 모든 업무는 계약서를 통해 공식화됩니다. 하지만 많은 기업에서는 계약서를 단순한 절차로만 여기거나, 인터넷에서 내려받은 기본 양식을 그대로 사용하는 경우가 많습니다.

이런 계약서는 실제 분쟁이 발생했을 때 기업을 보호하지 못할 수 있습니다. 계약 내용이 모호하거나 누락된 조항이 있다면, 나중에 손해를 입더라도 책임을 묻기 어려울 수 있습니다. 반면, 구체적으로 작성된 계약서는 예상치 못한 상황에서도 분쟁을 예방하고, 회사의 권리를 분명히 지켜줍니다.

계약서에는 기본적인 항목 외에도 거래 조건, 대금 지급 방식, 위약 시 조치, 계약 해지 조건 등 핵심 내용이 반드시 포함되어야 하며, 문구 하나의 차이가 법적 해석을 바꿀 수 있습니다.

이 글은 기업 계약서를 직접 작성하거나 검토해야 하는 분들을 위해, 어떤 항목을 반드시 확인해야 하고, 어떤 실수를 피해야 하는지 구체적으로 안내합니다.

기업 계약서 작성의 중요성 이해

기업 운영에 있어 계약서는 단순한 서류 이상의 의미를 가집니다. 이는 기업 활동의 법적 근거를 마련하고, 상호 간의 권리와 의무를 명확히 하여 미래에 발생할 수 있는 다양한 분쟁의 소지를 사전에 차단하는 '예방주사'와 같은 역할을 합니다. 많은 분들이 '설마 문제가 생기겠어?'라는 안일한 생각으로 계약서 작성을 소홀히 하지만, 사소한 문구 하나가 수억 원의 손실로 이어질 수 있는 것이 바로 계약의 세계입니다.

잘 작성된 계약서는 첫째, 양 당사자의 의사를 명확하게 확정합니다. 구두 합의는 기억의 왜곡이나 오해로 인해 분쟁이 발생하기 쉽지만, 서면 계약은 거래 조건, 이행 방법, 기간 등을 구체적으로 명시하여 오해의 여지를 줄입니다.

둘째, 법적 분쟁 발생 시 강력한 증거 자료가 됩니다. 소송으로 이어질 경우, 계약서는 재판부가 사실관계를 판단하는 가장 중요한 기준이 됩니다. 계약서가 없거나 내용이 부실하다면, 자신의 권리를 입증하기 매우 어려워집니다.

셋째, 안정적인 경영 활동을 보장합니다. 계약을 통해 거래 관계의 예측 가능성을 높이고, 대금 미지급이나 일방적인 계약 파기 등과 같은 위험을 관리할 수 있습니다. 결국, 꼼꼼한 계약서 작성은 불필요한 법적 리스크를 최소화하고 기업이 본연의 사업에 집중할 수 있도록 돕는 핵심적인 경영 활동이라 할 수 있습니다.

계약서, 왜 선택이 아닌 필수일까?

계약서는 비즈니스 관계의 '설계도'입니다. 거래의 목적, 범위, 조건, 책임 소재 등을 명확히 규정함으로써, 양측이 동일한 이해를 바탕으로 협력할 수 있도록 돕습니다. 특히 문제가 발생했을 때, 계약서는 감정적인 대립을 피하고 합리적인 해결책을 찾는 기준점이 됩니다. 이는 단순한 비용 절감을 넘어, 장기적인 파트너십과 기업의 신뢰도를 구축하는 초석이 됩니다.

계약서 필수 항목과 체크리스트

모든 계약서가 동일한 형태를 가지는 것은 아니지만, 어떠한 유형의 계약이든 반드시 포함되어야 할 핵심적인 항목들이 있습니다. 이러한 필수 항목들을 빠짐없이 기재하고 꼼꼼히 확인하는 것 만으로도 대부분의 법적 분쟁을 예방할 수 있습니다. 계약서 작성에 앞서 아래의 체크리스트를 활용하여 각 항목이 명확하고 구체적으로 작성되었는지 반드시 검토해야 합니다.

특히 당사자 특정, 계약의 목적 및 범위, 대금 지급 조건, 계약 기간, 해지 사유 등은 계약의 근간을 이루는 요소이므로 여러 번 확인해도 지나치지 않습니다. 각 조항의 문구가 모호하지 않은지, 해석의 여지가 다양하게 열려있지는 않은지 신중하게 살펴야 합니다.

아래 표는 일반적인 기업 계약서에 포함되는 필수 항목과 각 항목을 검토할 때 확인해야 할 사항들을 정리한 것입니다. 이를 기준으로 삼아 계약서를 검토하고 작성하는 습관을 들이는 것이 중요합니다.

계약서 작성 시 주요 주의사항

계약서의 필수 항목을 모두 채웠다고 해서 안심하기는 이릅니다. 실제 분쟁은 조항의 누락보다는 불명확한 표현이나 당사자 일방에게 불리한 독소조항에서 비롯되는 경우가 많기 때문입니다. 따라서 계약서 문구를 작성하고 검토할 때는 신중을 기해야 합니다.

가장 먼저 경계해야 할 것은 '모호함'입니다. "합리적인 기간 내에", "협조한다", "상호 협의하여 결정한다" 등과 같은 표현은 당사자 간의 해석이 달라 분쟁의 씨앗이 될 수 있습니다. 가능한 한 구체적인 수치와 명확한 기준을 제시하는 것이 바람직합니다.

또한, 계약서 전체를 꼼꼼히 읽어보며 우리 측에 일방적으로 불리한 조항은 없는지 확인해야 합니다. 예를 들어, 상대방의 귀책사유에 대한 우리의 면책 조항은 없는데, 우리의 사소한 의무 위반에도 과도한 위약금을 물도록 규정된 조항 등이 대표적입니다.

이러한 불공정한 조항은 계약의 효력 자체가 문제 될 수 있으므로 반드시 수정하거나 삭제를 요구해야 합니다. 마지막으로, 계약 체결 과정에서 오고 간 이메일이나 구두 약속 등은 계약서에 명시되지 않으면 법적 효력을 인정받기 어렵다는 점을 기억해야 합니다. 중요한 합의 사항은 반드시 계약서에 문서화하는 습관이 필요합니다.

계약서 서명 전, 반드시 피해야 할 3가지 실수

1. '좋은 게 좋은 것'이라는 안일한 태도: 친분 관계나 거래의 시급성을 이유로 계약서 검토를 소홀히 하는 것은 미래의 더 큰 분쟁을 자초하는 행위입니다.

2. 불리한 조항 묵인: '설마 이 조항이 적용되겠어?'라는 생각으로 불리한 조항을 그대로 받아들이는 것은 위험합니다. 문제가 발생했을 때 해당 조항은 회사의 발목을 잡는 족쇄가 될 수 있습니다.

3. 표준 계약서 맹신: 인터넷에서 쉽게 구할 수 있는 표준 계약서는 참고 자료일 뿐, 모든 거래 상황을 반영하지 못합니다. 개별 거래의 특수성을 반영하여 반드시 수정 및 보완해야 합니다.

계약 유형별 작성 방법과 사례

비즈니스 현장에서는 다양한 유형의 계약이 체결됩니다. 각 계약은 그 목적과 특성이 다르므로, 핵심적으로 검토해야 할 사항에도 차이가 있습니다. 모든 계약에 적용되는 일반 원칙을 숙지하는 것과 더불어, 각 계약 유형의 고유한 특징을 이해하고 그에 맞는 조항을 구성하는 것이 중요합니다.

예를 들어, 용역 계약(업무 위탁 계약)에서는 '과업의 범위(Scope of Work)'를 상세하게 정의하는 것이 핵심입니다. 어떤 결과물을, 언제까지, 어떤 형태로 제출해야 하는지를 명확히 해야 향후 결과물에 대한 이견이나 추가 비용 요구 등의 분쟁을 막을 수 있습니다.

반면, 물품 공급 계약에서는 물품의 규격, 품질 기준, 검수 방법, 납품 지연 시의 책임, 하자보수 기간 등을 구체적으로 정하는 것이 중요합니다. 비밀유지계약(NDA)의 경우, '비밀정보'의 정의를 포괄적이면서도 명확하게 규정하고, 비밀유지 의무 기간과 위반 시의 제재 조치를 명시하는 것이 핵심입니다. 이처럼 계약의 종류에 따라 중점을 두어야 할 부분이 다르므로, 해당 거래의 본질을 정확히 파악하고 그에 맞는 맞춤형 계약서를 작성해야 합니다.

사례로 보는 계약 유형별 핵심 조항

• 소프트웨어 개발 용역 계약: "개발 결과물의 지식재산권은 '갑'에게 귀속된다"는 조항을 명시하여, 용역 대금 지급 후에도 개발사가 소유권을 주장하는 분쟁을 예방할 수 있습니다.

• 프랜차이즈 가맹 계약: 상표 사용권의 범위, 영업 지역의 보장 여부, 로열티 지급 방식, 가맹점주의 의무 교육 등 프랜차이즈 사업의 특수성을 반영한 조항을 상세히 검토해야 합니다.

• 투자 계약: 투자금의 사용 목적, 투자자의 지분율, 경영 참여 여부, 투자금 회수(Exit) 방안 등 기업의 미래와 직결되는 조항들을 면밀하게 협상하고 문서화해야 합니다.

법률 조력과 실무 팁

계약서 작성과 검토는 고도의 법률적 지식과 실무 경험을 요구하는 영역입니다. 모든 계약서를 변호사에게 검토받는 것이 현실적으로 어려울 수 있지만, 거래 금액이 크거나, 계약 구조가 복잡하거나, 장기적인 관계를 전제하는 계약이라면 반드시 법률적인 조력을 받는 것이 안전합니다.

법률 조력을 통해 얻을 수 있는 것은 단순히 오탈자를 수정하는 수준을 넘어섭니다. 법률 대리인은 해당 계약에 잠재된 법적 위험을 식별하고, 우리 측에 불리한 조항을 찾아내며, 분쟁 발생 시를 대비한 보호 장치를 마련하는 등 종합적인 위험 관리 서비스를 제공합니다.

초기 검토 비용을 아끼려다 추후 수십, 수백 배의 손해를 보는 '소탐대실'의 우를 범해서는 안 됩니다. 계약서 검토는 비용이 아닌, 미래의 불확실성을 줄이고 안정적인 사업을 영위하기 위한 '투자'의 개념으로 접근해야 합니다.

자주 묻는 질문

Q. 인터넷의 표준 계약서 양식을 그대로 사용해도 괜찮을까요?

A.표준 계약서는 계약서의 기본적인 골격을 이해하는 데 도움이 될 수 있지만, 모든 비즈니스 상황의 특수성을 반영하지는 못합니다. 개별 거래의 구체적인 내용, 당사자 간의 합의 사항 등을 반영하여 반드시 수정 및 보완해야 합니다. 표준 양식을 그대로 사용하는 것은 잠재적인 위험을 안고 가는 것과 같습니다.

Q. 계약서에 반드시 법인 인감도장을 찍어야만 효력이 있나요?

A.반드시 법인 인감도장을 사용해야만 계약의 효력이 발생하는 것은 아닙니다. 서명이나 막도장으로도 계약은 성립할 수 있습니다. 하지만 법인 인감과 인감증명서를 함께 사용하면 계약 체결의 진정성을 입증하기가 훨씬 수월하여, 향후 분쟁 발생 시 유리한 증거가 될 수 있으므로 가급적 법인 인감을 사용하는 것이 좋습니다.

Q. 이미 체결한 계약서의 내용을 수정하고 싶을 땐 어떻게 해야 하나요?

A.계약 내용을 수정하기 위해서는 원칙적으로 양 당사자의 합의가 필요합니다. 합의가 이루어지면, 수정 계약서나 합의서를 별도로 작성하거나, 기존 계약서에 수정 내용을 기재하고 양 당사자가 날인하는 방식으로 변경할 수 있습니다. 일방적인 수정은 효력이 없으며, 분쟁의 원인이 될 수 있습니다.

Q. 상대방이 계약 내용을 이행하지 않으면 어떻게 대응해야 하나요?

A.먼저 내용증명 등을 통해 상대방에게 계약 이행을 공식적으로 촉구하는 것이 좋습니다. 그럼에도 상대방이 이행하지 않는다면, 계약서에 명시된 해지 사유에 따라 계약을 해지하고 손해배상을 청구할 수 있습니다. 사안이 복잡하거나 손해액이 큰 경우, 법률 대리인과 상담하여 소송 등 법적 절차를 진행하는 것을 고려해야 합니다.

Q. 계약서 검토를 변호사에게 의뢰하면 구체적으로 어떤 도움을 받을 수 있나요?

A.변호사는 단순히 문구를 수정하는 것을 넘어, 계약서에 숨겨진 법적 위험 요소를 찾아냅니다. 의뢰인에게 불리한 독소조항을 식별하고, 법적으로 문제 될 소지가 있는 부분을 지적하며, 분쟁 발생 시 의뢰인을 보호할 수 있는 조항을 추가하는 등 종합적인 법률 검토를 제공합니다. 이를 통해 예측하지 못한 손실을 예방하고 안정적인 계약 관계를 유지할 수 있습니다.

광고책임 : 채의준 변호사